Přechod na jiný fakturační program bez díry v číselné řadě

Přechod na jiný fakturační program uprostřed roku zvládneš bez díry v číselné řadě a bez ztráty jediné faktury, když si pořadí kroků srovnáš dřív, než starý účet zrušíš. Rozhoduje, co si stáhneš, jak dlouho to držíš uložené a kde přesně nová řada začíná. Postup platí pro OSVČ i malé s.r.o. a nezáleží na tom, odkud a kam přecházíš.

Článek popisuje, co stojí v zákoně, a jak to vypadá v praxi. Daňové poradenství to není, takže svou konkrétní situaci ověř u účetní. Znění zákonů je ověřené k 19. 10. 2026.

Co si stáhnout, než starý nástroj zrušíš

Co se s daty stane po zrušení účtu, určují podmínky starého nástroje. Přečti je dřív, než zrušíš, a stahuj, dokud se do účtu dostaneš. Tohle je seznam, který se vyplatí mít v ruce.

1. Vydané faktury jako PDF za všechna období. Plátce, který doklady uchovává elektronicky, má podle zákona uchovávat i data zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu (§ 35a odst. 3). Nejjednodušší cesta je nechat si originální PDF tak, jak ho dostal klient. Nový nástroj umí fakturu vygenerovat znovu, jenže s jiným vzhledem, a to už je jiný soubor.
2. Tabulku všech faktur. Číslo, datum vystavení, datum uskutečnění plnění, klient, IČO, částka, stav, datum zaplacení a variabilní symbol. Z té se dělá import i kontrola po něm.
3. Seznam klientů s IČO, DIČ, adresou a e-maily.
4. Přijaté faktury a náklady, pokud je ve starém nástroji vedeš. Ověř si, jestli je nový nástroj převezme. Import do Volnia je nepřenáší.
5. Zálohové faktury, dobropisy a opravné doklady. Mívají vlastní řady a import je může vynechat. Z Fakturoidu do Volnia se přenášejí jen běžné faktury.
6. Poslední číslo v každé řadě i s datem vystavení. Budeš ho potřebovat při nastavení nové řady a při rozhovoru s účetní.
7. Export pro účetní, pokud ho starý nástroj nabízí, třeba ISDOC nebo Pohoda XML. Účetní tak dostane doklady z celého roku v jednom formátu.

Soubory ulož do složky podle roku a jednu kopii dej mimo počítač. Starý účet zrušíš až potom.

Jak dlouho se vydané faktury uchovávají

Lhůta závisí na tom, jak vedeš evidenci. Čtyři běžné situace shrnuje tabulka.

Kdo jsi	Co říká zákon	Jak dlouho
Plátce DPH, včetně s.r.o. a OSVČ s účetnictvím	Daňové doklady uchovává ten, kdo je vystavil (§ 35 odst. 1 a 2)	10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo
S.r.o. a OSVČ s účetnictvím, které nejsou plátci DPH	Účetní doklady a účetní knihy (§ 31 odst. 2 písm. b))	5 let od konce účetního období, účetní závěrka 10 let. Déle, když doklad potřebuješ pro daňové řízení nebo se týká nezaplacené pohledávky (§ 32)
OSVČ s daňovou evidencí	Evidence za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně (§ 7b odst. 5)	3 roky, v některých případech déle, nejpozději 10 let od začátku lhůty (§ 148)
OSVČ s paušálními výdaji	Záznamy o příjmech a evidence pohledávek (§ 7 odst. 8), uchovávají se do konce lhůty pro stanovení daně (§ 97 odst. 5)	stejně jako výše

Tři poznámky k tabulce. Povinnost patří tobě, ne nástroji, takže zrušením účtu nezaniká. Plátce DPH, který vede účetnictví, drží vystavené daňové doklady 10 let podle zákona o DPH, kratší účetní lhůta 5 let se na ně neuplatní. A lhůta pro stanovení daně končí nejpozději 10 let od svého počátku, tedy až po konci roku, ke kterému doklad patří (§ 148 odst. 5). Kdo si nechce hlídat, která řádka platí pro něj, může doklady držet 11 let od konce roku. Je to naše rada, ne zákon.

Co se stane s historií faktur v novém nástroji

Při přechodu máš tři možnosti. Import přes API, pokud ho nový nástroj má, nahrání souboru CSV nebo XLSX, nebo žádný import, kdy historie zůstane v archivu a nový nástroj začne od data přechodu. Žádná z cest není chybná. Importem získáš staré faktury v jednom přehledu s novými, archiv je jednodušší.

Ať zvolíš cokoli, platí jedno pravidlo. Čísla starých faktur nepřepisuj. Přečíslovaná historie by se s doklady, které klienti dostali, rozcházela.

Po importu proveď tři kontroly. Porovnej počet faktur ve starém a v novém nástroji. Porovnej součet fakturovaných částek za letošní rok. A otevři tři náhodné faktury a srovnej číslo, částku a datum s originálním PDF. Při importu z CSV a z Vyfakturuj nastaví Volnio u zaplacených faktur datum zaplacení na datum splatnosti, u Fakturoidu jen tam, kde Fakturoid datum úhrady nemá. Kdo na datu zaplacení staví, třeba při hlídání obratu, ať si ho po importu zkontroluje.

Jak navázat číselnou řadu bez díry a bez duplicity

Nejdřív k tomu, co říká zákon. Zákon o DPH vyžaduje na daňovém dokladu evidenční číslo (§ 29 odst. 1 písm. e)). Směrnice, ze které to vychází, mluví o pořadovém čísle na jedné nebo více sériích, které fakturu jednoznačně určuje (čl. 226 bod 2 směrnice 2006/112/ES, anglické znění). Důležité je, že sérií smí být víc a že číslo musí fakturu jednoznačně určit. Zákaz mezery v řadě v těchto textech není, a není ani v zákoně o účetnictví u náležitostí účetního dokladu (§ 11). Číselné řadě se věnuje i článek Kdy Excel na fakturaci přestane stačit.

Účetní jednotka má ale vést účetnictví úplné (§ 8 zákona o účetnictví), takže mezeru je dobré umět vysvětlit. Cíl je proto jednoduchý. Žádná mezera bez vysvětlení a žádné číslo dvakrát. Dá se to udělat dvěma způsoby.

Pokračuješ ve stejné řadě. Jde to, pokud nový nástroj umí nastavit formát čísla a počáteční číslo. Zjisti to dřív, než se pro nástroj rozhodneš. Nastav další číslo hned za poslední z tvého seznamu a první fakturu zkontroluj dřív, než ji odešleš.

Začneš novou řadu od data přechodu. Použiješ ji, když nový nástroj formát ani počáteční číslo upravit nedovolí. Každá z obou řad je souvislá a mezera mezi nimi neexistuje, jen se mění tvar čísla.

	Stará řada	Nová řada
Příklad čísla	FV2026-041	26-11-01
Platí pro faktury vystavené	do 31. 10. 2026	od 1. 11. 2026

Aby se čísla nemohla překrýt, je dobré, aby obě řady měly zřetelně jiný tvar. A hranici si zapiš: datum přechodu, poslední číslo staré řady, první číslo nové. Ten jeden řádek při kontrole ušetří dohadování.

Dvě pasti se opakují. První je souběh. Ve starém nástroji vystavíš „jen jednu“ fakturu, protože se novým ještě nechceš zdržovat, a najednou rostou dvě řady vedle sebe. Určíš si den přechodu a od něj vystavuješ jen v novém nástroji. Druhá past jsou věci, které běží samy. Opakované faktury a automatické upomínky vypni ve starém nástroji ve stejný den, jinak klient dostane dvě faktury za jedno období.

Co s fakturami po splatnosti

Neuhrazené faktury ze starého nástroje nevystavuj znovu. Vznikl by druhý doklad ke stejnému plnění. Zůstávají platné pod původním číslem a klient je dál platí podle původních údajů.

K datu přechodu si udělej seznam neuhrazených faktur. Číslo, klient, částka, splatnost, variabilní symbol a kdy a kolikrát byl klient upomínán. OSVČ s paušálními výdaji vede ze zákona záznamy o příjmech a evidenci pohledávek (§ 7 odst. 8 zákona o daních z příjmů). Jak postupovat dál s klientem, který neplatí, popisuje článek Co dělat, když klient nezaplatí fakturu.

U neuhrazených faktur je při přechodu do Volnia dobré vědět o dvou věcech.

Upomínky. Volnio zná jen upomínky, které poslalo samo, ty ze starého nástroje nevidí. Faktury po splatnosti kontroluje jednou denně. Když máš ve Volniu odesílací e-mail, který prošel testem, nebo připojený Gmail, fakturu po splatnosti upomene podle dnů z nastavení, ať ji import přenese jako Odesláno, nebo jako Po splatnosti, a to i když klient od starého nástroje dostal upomínky už tři. Klienty při importu z Fakturoidu a Vyfakturuj obvykle vytvoří až samotný import, takže jim přepínač nastavíš teprve potom. Správné pořadí je tedy takové.

1. Vypni v Nastavení → Upomínky přepínač Povolit automatické upomínky.
2. Naimportuj.
3. U klientů s fakturami po splatnosti vypni v jejich detailu přepínač Upomínky zapnuty.
4. Teprve pak globální přepínač zapni.

Kdyby sis klienty vypínal až po zapnutí globálního přepínače, upomínky už mohly odejít. Zapni klientům Upomínky zapnuty zpátky, až bude jasné, které faktury má Volnio opravdu připomínat. Kdo má upomínku dostat hned, tomu ji pošli ručně tlačítkem Odeslat upomínku v detailu faktury. Jak automatické upomínky fungují, najdeš na jejich stránce.

Úhrady. Napojení na banku pro automatické párování plateb je na stránce Funkce vedené jako připravované. Když klient starou fakturu po přechodu zaplatí, otevři ji ve Volniu a klikni na Označit jako zaplaceno.

Importem se nepřenášejí ani PDF, takže když klient požádá o kopii staré faktury, pošli originál z vlastního archivu.

Co říct účetní

Pošli jí před koncem prvního měsíce jednu stránku. Napiš na ni datum přechodu, název starého nástroje a poslední číslo staré řady, název nového nástroje a formát nové řady s prvním číslem, seznam neuhrazených faktur k datu přechodu a místo, kde leží originální PDF. Víc nepotřebuje.

Zeptej se jí na tři věci. Který formát exportu čte její program, například Pohodu nebo ISDOC. Od kterého data má posílat export z nového nástroje, aby se doklady, které už zaúčtovala ze starého, nenahrály podruhé. A jestli chce faktury z celého roku v novém nástroji, nebo stačí od přechodu.

Volnio umí export jako Pohoda XML, ISDOC 6.0.2, CSV a ZIP s PDF (najdeš je na stránce Faktury pod tlačítkem Export pro účetního, přehled je na stránce Funkce, ověřeno 19. 10. 2026). Volnio ale není účetní software a účetní nenahrazuje. Co z toho její program přečte, zjisti od ní. Kdy účetního potřebuješ a čím se liší daňová evidence od účetnictví, popisuje článek Daně a účetnictví OSVČ. Co všechno musí faktura obsahovat, popisuje vzor faktury pro OSVČ.

Časté otázky

Musím při změně fakturačního programu začít číselnou řadu od jedničky?

Ne. Můžeš pokračovat ve stejné řadě, pokud to nový nástroj umí, nebo začít novou řadu jiného tvaru od data přechodu. Zákon o DPH chce evidenční číslo dokladu a směrnice mluví o pořadovém čísle na jedné nebo více sériích, které fakturu jednoznačně určuje. Obě cesty to splňují, pokud se čísla nepřekrývají.

Co když mám v číselné řadě díru?

Zákaz mezery v řadě jsem v § 29 zákona o DPH ani v čl. 226 směrnice 2006/112/ES nenašel. Účetní jednotka ale vede účetnictví úplné a průkazné (§ 8 zákona o účetnictví), takže si u každé mezery zapiš důvod, třeba stornovanou fakturu.

Mám do nového nástroje importovat i staré faktury, nebo stačí archiv?

Doklady nemusíš mít v novém nástroji, stačí archiv s originály. Plátce DPH má u archivu hlavně tyto povinnosti. Elektronické doklady uchovává s daty zaručujícími věrohodnost původu a neporušenost obsahu (§ 35a odst. 3). Místo uložení je v tuzemsku, nebo s nepřetržitým dálkovým přístupem (§ 35 odst. 3), a když leží mimo tuzemsko, předem ho oznámí správci daně (§ 35 odst. 4). A při dálkovém přístupu zajistí správci daně bezodkladně přístup k dokladům, jejich stažení a použití (§ 35a odst. 4). Import ti dává staré faktury v jednom přehledu s novými a u neuhrazených faktur i upomínky z nového nástroje. Rozhodni se podle toho, jestli tyhle věci v novém nástroji potřebuješ.

Můžu uprostřed roku změnit tvar čísla faktury?

Zákon o DPH chce na dokladu evidenční číslo a jeho tvar nepředepisuje. Podle směrnice má číslo fakturu jednoznačně určovat. Změnu si ale zapiš i s datem a předej ji účetní, ať je hranice mezi řadami vidět.

Jak dlouho musím mít uložené faktury ze starého nástroje?

Záleží na tom, jak vedeš evidenci. Plátce DPH 10 let. Účetní jednotka, která plátcem není, u účetních dokladů 5 let, a déle, když je potřebuje pro daňové řízení nebo jde o nezaplacenou pohledávku (§ 32 zákona o účetnictví). OSVČ v daňové evidenci do konce lhůty pro stanovení daně. Přehled s paragrafy je v tabulce výše. Kdo si nechce hlídat, která lhůta je jeho, může držet všechno 11 let od konce roku. Je to naše rada, ne zákon.

Co když jednou budu chtít z Volnia odejít?

Z Volnia si stáhneš faktury jako ZIP s PDF, jako ISDOC, Pohoda XML nebo CSV. Totéž, co v tomto článku, platí i obráceně: nejdřív stáhnout, potom zrušit.