Každý OSVČ musí na faktuře uvést správné údaje — jinak ji klient může vrátit nebo finanční úřad napadnout při kontrole. Tento průvodce ti ukáže přesně, co musí faktura neplátce DPH obsahovat, a na co si dát pozor, aby ti platby chodily včas.
Co musí faktura OSVČ obsahovat podle zákona
Faktura OSVČ neplátce DPH se řídí občanským zákoníkem (§ 435), který stanoví, že podnikatel musí na obchodních listinách (tedy i fakturách) uvádět své identifikační údaje. Dále se řídí zákonem o účetnictví a zákonem o daních z příjmů.
Faktura není jen „papír s částkou" — je to obchodní listina, která slouží jako podklad pro účetnictví odběratele a případnou daňovou kontrolu.
Údaje o tobě (dodavatel)
| Údaj | Povinný? | Příklad |
|---|---|---|
| Jméno a příjmení | ✅ Ano | Jan Novák |
| Sídlo podnikání | ✅ Ano | Příčná 15, 110 00 Praha 1 |
| IČO | ✅ Ano | 12345678 |
| Zápis v rejstříku | ✅ Ano (OZ § 435) | „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku" |
| DIČ | ❌ Ne (neplátce) | Neuvádí se |
| Text o DPH | ✅ Doporučeno | „Nejsem plátce DPH" |
Údaje o klientovi (odběratel)
- Jméno / název firmy
- Sídlo / fakturační adresa
- IČO — povinné u firemních odběratelů
- DIČ — pokud je klient plátce DPH (pro jeho účetnictví)
Údaje o faktuře
- Číslo faktury — unikátní, v nepřerušené číselné řadě (např. 2026001, 2026002…)
- Datum vystavení
- Datum splatnosti — typicky 14 dní, u korporátů 30 dní
- Popis služby nebo zboží — co jsi dodal, v jakém rozsahu
- Jednotková cena, množství a celková částka
- Bankovní spojení — číslo účtu (ideálně s kódem banky)
- Variabilní symbol — obvykle číslo faktury, pro identifikaci platby
Co na fakturu NEPATŘÍ (neplátce DPH)
- DPH — nesmíš uvádět žádnou sazbu DPH ani rozklad na základ + daň
- DIČ dodavatele — pokud nejsi plátce DPH, DIČ na fakturu nepatří
- Datum zdanitelného plnění — to je povinné jen pro plátce DPH
Jakou splatnost nastavit
Doporučujeme začít na 14 dnech a prodloužit jen tam, kde klient vyžaduje delší lhůtu. Čím kratší splatnost, tím méně neplatičů a lepší přehled o cash flow.
Elektronická faktura — je legální?
Ano, plně legální. PDF faktura zaslaná emailem má v České republice stejnou právní váhu jako papírová. Nepotřebuješ elektronický podpis ani razítko. Důležité body:
- Formát PDF je dostatečný — nemusíš používat ISDOC ani jiný strukturovaný formát
- Email s přílohou PDF je platný způsob doručení
- QR kód pro platbu na faktuře urychlí úhradu — klient jen naskenuje a zaplatí
Archivace faktur — jak dlouho
| Typ OSVČ | Lhůta archivace | Poznámka |
|---|---|---|
| Neplátce DPH (daňová evidence) | 3 roky | Od konce zdaňovacího období |
| Neplátce DPH (vedete účetnictví) | 5 let | Zákon o účetnictví |
| Plátce DPH | 10 let | Zákon o DPH |
Jak ušetřit čas s fakturací
Pokud fakturuješ víc než 3 klientům měsíčně, ruční vypisování faktur je ztráta času. Moderní fakturační program ti umožní:
- Hromadná fakturace — předvyplněné položky z minulého měsíce, odeslání 50 faktur jedním klikem
- Automatické upomínky — systém hlídá splatnost a pošle připomínku za tebe
- QR kódy na fakturách — klient naskenuje a zaplatí, méně chyb ve variabilním symbolu
- ARES lookup — zadáš IČO a firemní údaje klienta se doplní automaticky
Volnio ti vygeneruje fakturyse všemi povinnými náležitostmi, QR kódem a vlastní email šablonou. 14 dní zdarma, poté od 79 Kč/měsíc. Bez kreditní karty.
5 nejčastějších chyb na fakturách OSVČ
- Chybí text „Nejsem plátce DPH" — účetní klienta se zeptá a faktura se vrátí
- Chybí „zapsaná v živnostenském rejstříku" — povinnost dle OZ § 435, často se zapomíná
- Špatné číslo účtu nebo variabilní symbol — platba nepřijde nebo ji nepáruješ
- Přerušená číselná řada — podezřelé při daňové kontrole
- Chybí popis služby — „práce" nestačí, napiš co konkrétně jsi dodal
Často kladené otázky (FAQ)
Musím mít na faktuře razítko?
Ne. Razítko na faktuře není zákonem vyžadováno. Faktura je platná i bez razítka a bez podpisu. Elektronická faktura (PDF) má stejnou právní váhu jako papírová.
Mohu fakturovat v eurech?
Ano. Pokud máš klienta ze zahraničí, můžeš fakturovat v eurech nebo jiné měně. Pro daňové přiznání přepočítáš příjmy na CZK kurzem ČNB ke dni přijetí platby.
Musím uvádět DIČ, když nejsem plátce DPH?
Ne. Pokud nejsi plátce DPH, DIČ na fakturu nepatří. Místo toho uveď text „Nejsem plátce DPH" nebo „Osoba neregistrovaná k DPH".
Jakou formu musí mít číslo faktury?
Zákon předepisuje jen to, že číslo musí být unikátní a v nepřerušené řadě. Formát si zvolíš sám — nejčastější jsou: 2026001, FV-2026-001 nebo 2026-04-001. S Volniem se o číslování nemusíš starat — generuje se automaticky.
Kolik faktur ročně mohu vystavit?
Neexistuje žádný zákonný limit na počet faktur. Jako OSVČ můžeš vystavit kolik faktur potřebuješ. Limit existuje jen pro DPH registraci — pokud tvůj obrat přesáhne 2 000 000 Kč za 12 měsíců, musíš se registrovat jako plátce DPH.
Musím mít podnikatelský účet na fakturaci?
Zákon nevyžaduje oddělený podnikatelský účet. Můžeš fakturovat i z osobního účtu. Doporučujeme ale mít alespoň oddělený účet kvůli přehlednosti — lépe uvidíš, co je příjem z podnikání a co osobní peníze.
Ušetři hodiny s fakturací
Hromadná fakturace, automatické upomínky, daňová kalkulačka a přehledný dashboard. 14 dní zdarma, poté od 79 Kč/měsíc.
Bez kreditní karty. Zrušit můžeš kdykoliv.