Automatizace pro OSVČ

Automatické upomínky nezaplacených faktur

Už nikdy nezapomenete na nezaplacenou fakturu. Volnio automaticky odešle až 3 stupně upomínek z vašeho emailu — s vámi zvoleným tónem, vlastní šablonou a bez vaší námahy.

Vyzkoušejte zdarma Jak to funguje

Jak fungují 3 stupně upomínek

Systém postupně eskaluje urgenci zpráv. U každého stupně si zvolíte tón (přátelský, formální, důrazný) a upravíte šablonu přesně podle svých potřeb — globálně i pro konkrétního klienta.

7 dní po splatnosti

Stupeň 1: Přátelská připomínka

Jemné upozornění na nezaplacenou fakturu. Profesionální tón, který zachovává dobrý vztah s klientem.

"Dovolujeme si Vás zdvořile upozornit, že faktura č. 2026-042 se splatností 1. 3. 2026 dosud nebyla uhrazena. Prosíme o ověření a úhradu. Děkujeme."

"Bohužel jsme dosud neobdrželi úhradu faktury č. 2026-042. Částka 15 000 Kč je 14 dní po splatnosti. Žádáme Vás o neprodlenou úhradu."

14 dní po splatnosti

Stupeň 2: Důrazná upomínka

Jasnější upozornění s uvedením konkrétní částky a počtu dní po splatnosti. Stále profesionální, ale s vyšší naléhavostí.

21 dní po splatnosti

Stupeň 3: Poslední upomínka

Finální varování před případnými dalšími kroky. Maximální naléhavost při zachování profesionality.

"Opětovně upozorňujeme na neuhrazenou fakturu č. 2026-042 ve výši 15 000 Kč. Faktura je 21 dní po splatnosti. V případě neúhrady budeme nuceni přistoupit k dalším krokům."

Proč automatické upomínky

Ruční sledování splatností a odesílání upomínek je časově náročné a snadno se na to zapomene. Volnio to udělá za vás.

Šetříte čas

Žádné ruční sledování splatností, žádné manuální odesílání emailů. Systém automaticky ohlídává všechny vaše faktury a sám odešle upomínku ve správný den.

Profesionální komunikace

Předpřipravené texty upomínek jsou formulované zdvořile a profesionálně. Postupná eskalace udržuje dobrý vztah s klientem a zároveň zvyšuje šanci na platbu.

Z vašeho emailu

Upomínky se odesílají z vaší vlastní emailové adresy přes SMTP. Klient dostane email přímo od vás, ne od neznámého systému. To zvyšuje důvěryhodnost a odezvu.

Přehled v dashboardu

V dashboardu na první pohled vidíte, které faktury jsou po splatnosti, kolik upomínek bylo odesláno a jaký je aktuální stav každé pohledávky.

Volba tónu a vlastní šablony

U každého stupně si zvolíte tón urgence — přátelský, formální nebo důrazný. Šablony si plně upravíte: předmět, oslovení, text i závěr. Nastavení je globální i per-klient.

Napojení na banku

S napojením na FIO banku se platby spárují automaticky. Jakmile klient zaplatí, faktura se označí jako uhrazená a další upomínka se neodešle.

Upomínky v číslech

Systematické upomínání výrazně zlepšuje platební morál klientů.

68 %

faktur zaplaceno po první upomínce

12 dní

průměrně rychlejší platba s upomínkami

zapomenutých upomínek s automatizací

Často kladené dotazy

Odpovědi na nejčastější otázky o automatických upomínkách

Jak se upomínky odesílají?

Upomínky se odesílají automaticky z vašeho vlastního emailu (SMTP), takže klient dostane zprávu přímo od vás, ne od systému. Stačí jednou nastavit SMTP v nastavení a vše funguje automaticky.

Mohu si upravit texty upomínek?

Ano, každý stupeň upomínky má vlastní šablonu, kterou si můžete plně přizpůsobit — předmět emailu, oslovení, text zprávy i závěr. Navíc si u každého stupně zvolíte tón urgence (přátelský, formální, důrazný), který automaticky předvyplní vhodný text. Šablony můžete nastavit globálně pro celý účet i individuálně pro konkrétního klienta.

Kolik dní po splatnosti se upomínka odešle?

Počet dní po splatnosti si nastavíte sami pro každý stupeň. Typické nastavení je například 7, 14 a 21 dní po splatnosti, ale můžete použít libovolné intervaly.

Co když klient zaplatí před odesláním upomínky?

Systém kontroluje stav faktur před odesláním. Pokud je faktura označena jako zaplacená, upomínka se neodešle. Při napojení na banku (např. FIO) se platby párují automaticky.

Mohu nastavit jiné upomínky pro různé klienty?

Ano. Kromě globálního nastavení můžete u každého klienta nastavit vlastní šablony upomínek — jiný tón, jiný text, jiné oslovení. Např. u dlouhodobých partnerů přátelský tón, u problémových klientů důraznější. Prázdná pole se automaticky doplní z globálního nastavení.

Mohu upomínky dočasně vypnout pro konkrétního klienta?

Ano, u každé faktury můžete upomínky deaktivovat. To se hodí například u klientů, se kterými máte individuální dohodu o pozdější platbě.

Vyzkoušejte automatické upomínky zdarma

Zaregistrujte se a nastavte si automatické upomínky během 5 minut. 14 dní zdarma, bez platební karty, bez závazků.

Zaregistrovat se zdarma

Bez platební karty. Zrušení kdykoliv.