Od nastavení po odeslání. Krok za krokem.

Při registraci zadáš email a heslo (nebo přihlášení přes Google OAuth). Volnio ti vytvoří trial účet na 14 dní zdarma bez kreditní karty.

Pak doplníš základní údaje o své firmě:

• Firemní údaje — jméno / název firmy, IČO, DIČ (pokud máš), adresa
• Bankovní údaje — číslo účtu pro QR platby na fakturách
• Daňový režim — paušální daň, paušální výdaje, nebo skutečné výdaje
• Číslování faktur — formát (např. FV-2026-0001)
• Email pro odesílání — SMTP server nebo Gmail OAuth

Firemní údaje můžeš doplnit přes ARES lookup: zadáš IČO, Volnio ti vyplní zbytek automaticky z českého obchodního rejstříku.

Tohle je klíčový krok — nastavuješ klienty takovým způsobem, aby ti Volnio mohl automaticky vyplňovat faktury v dalších měsících.

Základní údaje klienta

• Jméno / název firmy, IČO, DIČ
• Adresa
• Primary email (kam chodí faktura) + CC emaily (copy)
• Telefon (nepovinně)

Pokud máš klienty v Fakturoidu nebo iDokladu, můžeš je importovat jedním klikem přes built-in integraci (nastavení → import).

Výchozí položky

Pro každého klienta nastavíš default items — položky, které se opakují každý měsíc. Například:

• „PPC správa kampaní — duben 2026\u001c · 15 000 Kč
• „Meta Ads optimalizace\u001c · 8 000 Kč
• „Reporting a konzultace\u001c · 5 000 Kč

Volnio si pamatuje minulý měsíc. Při dalším fakturaci předvyplní stejné položky — ty jen upravíš, pokud se něco změnilo.

Email šablona per klient

Každý klient může mít vlastní email šablonu — jiný tón pro agenturu, jiný pro přímého klienta. Placeholder pro částku, datum, číslo faktury je automatický.

Client reliability scoring

Po několika fakturách Volnio začne ukazovat, jak spolehlivě klient platí (rychle / průměrně / pomalu). Tohle ti pomůže rozhodnout, koho fakturovat první a u koho počítat s rizikem prodlevy.

Začátek měsíce otevřeš Monthly plan. Volnio ti ukáže všechny tvoje klienty a ty označíš ty, kteří se tento měsíc budou fakturovat.

U každého klienta můžeš:

• Ponechat položky z minulého měsíce (default)
• Upravit částky / popisky per položka
• Přidat nové položky (one-off práce, overtime, bonus)
• Odebrat položky, které tento měsíc nefakturuješ

Pro většinu klientů jen potvrdíš defaults a klikneš dál. U 15 klientů ti to zabere 2-3 minuty.

Recurring invoices

Pokud máš klienty, kteří mají naprosto stejné faktury každý měsíc (cena se nemění, popis se nemění), můžeš nastavit recurring template s auto-send. Volnio pak fakturu vygeneruje a pošle sám ve zvoleném datu.

Po planování otevřeš Batch wizard. Volnio ti ukáže preview všech faktur, které se chystají odeslat:

• Náhled PDF každé faktury (rychlá kontrola)
• Email preview s template per klient (komu, co, kdy)
• Celkovou částku za batch (kontrola, že sedí s očekáváním)

Pokud něco vypadá divně, můžeš fakturu upravit před odesláním nebo ji z batchu vyhodit. Když je vše OK, klikneš „Odeslat všechny\u001c.

Co se stane při odeslání

1. Volnio vygeneruje PDF každé faktury (Czech format podle zákona)
2. Uloží PDF do Supabase Storage (path {user_id}/…)
3. Pošle email z tvé SMTP / Gmail konfigurace s PDF přílohou
4. Označí fakturu v DB jako „odeslaná\u001c se timestamp
5. Zahájí tracking splatnosti

Typický batch 15 faktur trvá 10–30 sekund (závisí na rychlosti SMTP serveru). Během té doby se ti ukazuje progress bar. Po dokončení dostaneš summary: „15 z 15 odesláno, 0 chyb\u001c.

Odesláním tvoje práce s fakturami končí. Zbytek dělá Volnio na pozadí.

Monitoring plateb

Pokud máš propojený účet přes FIO bank integraci, Volnio jednou denně stahuje bankovní výpis a porovnává platby s neotevřenými fakturami pomocí variabilního symbolu. Když najde match, označí fakturu jako zaplacená automaticky.

Bez FIO integrace můžeš platby označovat ručně (1 klik na fakturu → „Označit jako zaplacenou\u001c).

Automatické upomínky (3 úrovně)

Pokud faktura není zaplacená ani 7 dní po splatnosti, Volnio pošle první upomínku automaticky. Po 14 dnech druhou, po 21 třetí.

Každá úroveň má vlastní tón:

• 1. upomínka — přátelská („možná ti to uniklo, jen připomínám\u001c)
• 2. upomínka — formální („faktura je stále nezaplacená, prosím o úhradu\u001c)
• 3. upomínka — důrazná („faktura je 3 týdny po splatnosti, další krok budu řešit legal\u001c)

Upomínky chodí z tvého emailu, takže klient vidí tvoje jméno, ne Volnio. Šablony si můžeš přizpůsobit, nebo pro vybrané klienty upomínky úplně vypnout (např. u velkých klientů, kde vztah řídíš jinak).

Dashboard widget: overdue

V dashboardu vidíš widget Top debtors — kdo ti dluží nejvíce, jak dlouho, a kolik. Plus Aging breakdown — grafické zobrazení pohledávek po splatnosti (0-7, 8-14, 15-30, 30+ dní).

Volnio ti kromě fakturace ukazuje informativní přehled tvé OSVČ situace. Všechny výpočty jsou orientační — finální číslo do daňového přiznání ti stejně udělá tvůj účetní.

• Monitor limitu příjmů — rolling 12 měsíců, ukazuje jak jsi daleko od DPH prahu (2 M) nebo paušálního prahu (2 M pro paušální daň)
• Zálohy na daně — kolik odložit měsíčně na daňovou povinnost podle tvého režimu
• Safe-to-spend — kolik si můžeš dovolit utratit bez rizika, že ti chybí rezerva
• Cashflow forecast — předpověď, kdy ti peníze přijdou (podle typické platební doby klientů)
• Povinnosti tracker — deadliny OSSZ, VZP, DPH, daňové přiznání, přehled o příjmech
• Daňová kalkulačka — srovnání paušální daň vs paušální výdaje vs skutečné výdaje pro tvůj aktuální příjem

Widgety si přeskládáš drag-and-drop podle sebe. Některé zobrazíš, jiné skryješ. 23 widgetů celkem, všechny volitelné.

Jednorázové kroky (registrace, nastavení firmy, klienti) ti zaberou 60–90 minut při prvním použití. Pak už je to jen:

• 2 minuty — monthly plan (potvrzení defaults)
• 30 sekund — batch send preview a klik
• 30 sekund — kontrola, že vše odešlo

Celkem 3 minuty. Zbytek hlídá Volnio za tebe.

Pokud máš otázku, kterou tato stránka nezodpověděla, napiš mi na matous@volnio.cz — odpovídám do 24 hodin.