Kdy Excel na fakturaci přestane stačit a podle čeho to poznáš

Kolikrát máš v počítači soubor s názvem faktury_cervenec_FINAL_2.xlsx? Přesně tahle otázka rozhoduje, jestli ti Excel na fakturaci ještě stačí, nebo ne.

Excel na fakturaci funguje dobře, dokud fakturuješ pár stálým klientům a nejsi plátce DPH. Jakmile přibude objem, DPH na položkách nebo účetní, který chce jasný export, tabulka začne bolet jinak než na začátku. Tenhle článek ti dá konkrétní signály, podle kterých to poznáš, a taky řekne, kdy Excel klidně nechat běžet dál.

Pokud už víš, že chceš posílat víc faktur najednou, přeskoč rovnou na hromadnou fakturaci.

Kde Excel na fakturaci pořád stačí

Pokud fakturuješ pěti až deseti stálým klientům měsíčně, nejsi plátce DPH a každá faktura má jednu položku s jednou sazbou, Excel tohle zvládne bez problému. Vytvoříš šablonu jednou, každý měsíc přepíšeš datum a částku, uložíš PDF a pošleš mailem. Deset minut práce, žádné riziko, žádný důvod cokoli měnit.

Totéž platí, když fakturuješ nepravidelně, párkrát do roka, nebo máš jednoho velkého klienta a zbytek jsou drobnosti. Automatizace šetří opakovanou práci. Když se práce neopakuje, není co automatizovat.

Excel navíc nic nestojí navíc a nikdo tě nenutí učit se nový nástroj kvůli pár fakturám měsíčně. Pokud tenhle popis sedí na tebe, klidně zavři tenhle článek a fakturuj dál, jak fakturuješ. Zbytek textu je pro tu chvíli, kdy sedí míň a míň.

Šest signálů, že se blížíš k hranici

Projdi si šest bodů níž. Čím víc jich sedí, tím blíž jsi hranici, kdy tabulka přestává být ten nejrychlejší nástroj v místnosti.

1. Fakturuješ víc než deseti klientům měsíčně a každá faktura je kopie té předchozí s přepsanými čísly.
2. Tvůj obrat v aktuálním kalendářním roce se blíží 2 000 000 Kč, takže se od ledna staneš plátcem DPH, nebo plátce už jsi a sazbu na položkách počítáš ručně.
3. Kontroluješ bankovní výpis a ručně hledáš, kdo z klientů zaplatil.
4. Upomínky píšeš sám nebo sama a občas na ně zapomeneš, protože je nic nehlídá.
5. Účetní chce od tebe jiný formát, než z Excelu rychle vyexportuješ, takže mu posíláš PDF jedno po druhém.
6. Číselná řada faktur má díru, o které nevíš, jak vznikla.

Jeden nebo dva body neznamenají nic dramatického. Čtyři a víc už je signál, že řešíš problém, který má hotové řešení.

Spočítej si na vlastních číslech, kolik tě to reálně stojí

Nepočítej s pocitem, počítej s čísly. Potřebuješ tři: kolik faktur měsíčně vytváříš, kolik minut zabere jedna (otevřít šablonu, přepsat údaje, zkontrolovat součet, uložit, poslat mailem) a kolik stojí tvoje hodina práce.

Řekněme, že fakturuješ osmnácti klientům, jedna faktura ti v Excelu zabere dvanáct minut a tvoje hodina má hodnotu 600 Kč. To je 216 minut měsíčně, tedy 3,6 hodiny, čili zhruba 2 160 Kč práce, kterou nikdo nezaplatí, protože je to režie, ne zakázka.

Dosaď si svoje čísla. Porovnej výsledek s cenou nástroje. Volnio stojí 79 Kč měsíčně pro prvních 100 uživatelů, pak 99 Kč pro nové. Pokud ti ruční práce vyjde nad tuhle částku, rozhoduješ se vlastně jen o tom, jestli chceš tu hodinu a půl měsíčně strávit v Excelu, nebo v nástroji, který to udělá za tebe.

Když ti vlastní číslo vyjde vyšší, než jsi čekal, ověř si to v praxi. Vyzkoušej Volnio 14 dní zdarma, bez karty, a uvidíš, jestli hromadná fakturace ušetří přesně to, co jsi právě spočítal.

Přepisovat přitom nemusíš nic. Svůj současný soubor nahraješ rovnou, import bere .xlsx, .xls i CSV a klienty s fakturami z něj vytáhne sám.

Číselná řada a DPH na položkách, dvě rizika, která Excel nehlídá

Zákon o DPH (§ 29 odst. 1 písm. e) zákona č. 235/2004 Sb.) vyžaduje, aby měl každý daňový doklad evidenční číslo, kterým ho jednoznačně určíš. Zákon nikde nepíše, že v číslech nesmí být mezera. V praxi na tom ale záleží. Najde-li finanční správa při kontrole skok v řadě, první otázka zní, kam se poděl doklad, který chybí. Umět na ni odpovědět je tvoje starost, ne softwaru.

V Excelu vzniká skok snadno. Smažeš řádek s chybou, přepíšeš číslo ručně, nebo si někdo otevře starou verzi souboru a založí fakturu se stejným číslem, jaké má už jiná. Nic z toho se nestane schválně, ale řada přestane sedět a nikdo si toho nevšimne, dokud se nezeptá kontrola.

Druhé riziko se týká DPH na položkách. Od roku 2024 platí dvě sazby, základní 21 % a snížená 12 % (§ 47 zákona č. 235/2004 Sb.). Jakmile na jedné faktuře kombinuješ obě, ruční součet v Excelu je jeden vzorec od chyby, ať už jde o špatnou buňku, zkopírovaný řádek se starou sazbou nebo chybné zaokrouhlení. Co všechno musí faktura OSVČ obsahovat, najdeš v samostatném návodu.

Co dělá software navíc, co Excel neumí

Excel jen nepočítá s tím, že fakturuješ pořád dokola. Nic z toho, co uděláš dnes, si nepamatuje na příští měsíc.

Párování plateb funguje zatím jen s FIO bankou. U dalších bank (KB, ČSOB, Raiffeisen) to zatím nejde, protože chybí licence PSD2-AISP. Až se staneš plátcem DPH, software z vystavených i přijatých faktur připraví přiznání, kontrolní hlášení a souhrnné hlášení jako XML pro portál EPO. Podat ho musíš ty nebo tvůj účetní, software to za tebe neudělá.

Co ti přechod nevyřeší

Kdo hledá náhradu za účetního, ve fakturačním softwaru ji nenajde. Podvojné účetnictví, mzdy a roční přiznání zůstávají na účetním i po přechodu z Excelu. Software fakturuje, hlídá platby a připraví podklady, zaúčtování a podání dělá pořád člověk. Víc o tom, co OSVČ řeší kolem daní a účetnictví, najdeš v samostatném článku.

Přechod taky nevyřeší nezaplacené faktury samotné. Automatická upomínka klienta neuhradí, jen ti rychleji ukáže, kdo neplatí. A pokud je tvůj problém málo klientů, ne moc administrativy, žádný software ti víc práce nesežene.

Časté otázky