Začínáte fakturovat jako OSVČ? 7 věcí, které musíte udělat hned

Máte živnostenský list, IČO a první zakázku. Co teď? Tento článek je praktický checklist sedmi věcí, které byste měli vyřešit v prvních dnech podnikání — od vystavení první faktury po nastavení systému, který vám ušetří hodiny práce každý měsíc.

1. Nastavte si číselnou řadu faktur

Každá faktura musí mít unikátní číslo v nepřerušené číselné řadě. Toto je zákonný požadavek a kontroluje ho finanční úřad. Nejběžnější formáty:

• 2026001, 2026002, 2026003... — rok + pořadové číslo
• 2026-01-001 — rok-měsíc-pořadí (vhodné pro vyšší objem)
• FV2026001 — prefix + rok + pořadí

S fakturačním softwarem jako Volnio se o číslování nemusíte starat — systém generuje čísla automaticky podle vašeho zvoleného formátu.

2. Zkontrolujte povinné údaje na faktuře

Faktura OSVČ neplátce DPH musí obsahovat tyto údaje:

Údaj	Povinný?	Poznámka
Vaše jméno a příjmení	✅ Ano	Jak je uvedeno v živnostenském rejstříku
IČO	✅ Ano	8místné číslo
Sídlo podnikání	✅ Ano	Adresa registrovaná na ŽÚ
Číslo faktury	✅ Ano	Unikátní, v nepřerušené řadě
Popis dodaného zboží/služby	✅ Ano	Co jste dodali nebo provedli
Datum vystavení	✅ Ano
Datum splatnosti	✅ Ano	Obvykle 14 dní
Celková částka	✅ Ano	Včetně měny (CZK)
Bankovní spojení	✅ Ano	Číslo účtu nebo IBAN
Údaje o odběrateli	✅ Ano	Název, IČO (u firmy), adresa
Text „Nejsem plátce DPH"	Doporučeno	Předejdete dotazům účetních
DIČ	❌ Ne	Neuvádějte, pokud nejste plátce DPH

3. Založte si podnikatelský účet

Bankovní účet oddělený od osobního není ze zákona povinný, ale důrazně ho doporučujeme. Důvody:

• Přehlednost — jasně vidíte příjmy z podnikání vs. osobní výdaje
• Daňová evidence — nemusíte z výpisu vybírat podnikatelské položky
• Profesionalita — klienti vidí číslo účtu na jméno podnikatele, ne osobní účet

Většina bank nabízí podnikatelský účet zdarma nebo za minimální poplatek. Číslo účtu pak uvádíte na všech fakturách.

4. Zvolte si daňový režim

Toto rozhodnutí ovlivní, kolik zaplatíte na daních. Máte tři hlavní možnosti:

Režim	Pro koho	Výhoda
Paušální výdaje	Většina nových OSVČ	Jednoduché — nemusíte evidovat výdaje
Skutečné výdaje	OSVČ s vysokými náklady	Nižší daň, pokud máte reálné výdaje
Paušální daň	OSVČ bez dětí, příjem do 1 mil. Kč	Jedna platba, žádné přiznání

Nejste si jistí? Zadejte svůj očekávaný příjem do daňové kalkulačky Volnio a porovnejte všechny režimy za 30 sekund — zdarma, bez registrace.

5. Nastavte si zálohy na pojistné

Jako OSVČ s hlavní činností platíte měsíční zálohy na sociální a zdravotní pojištění. V roce 2026:

• Sociální pojištění: minimálně 5 720 Kč/měsíc (nový OSVČ 3 575 Kč)
• Zdravotní pojištění: minimálně 3 306 Kč/měsíc
• Splatnost: SP do posledního dne kalendářního měsíce, ZP do 8. dne následujícího měsíce

Nastavte si trvalé příkazy hned — pozdní platba znamená penále. Částky si vypočítáte v naší daňové kalkulačce.

6. Začněte evidovat příjmy od prvního dne

I když daňové přiznání podáváte až příští rok, evidenci příjmů veďte od prvního dne podnikání. Co musíte evidovat závisí na zvoleném režimu:

• Paušální výdaje: stačí evidence příjmů (vydaných faktur) a pohledávek
• Skutečné výdaje: daňová evidence (příjmy, výdaje, majetek, závazky)
• Paušální daň: stačí evidence příjmů (pro kontrolu limitu)

Nejjednodušší způsob evidence je fakturační program, který automaticky zaznamenává každou vystavenou fakturu. S Volnio máte přehled příjmů na dashboardu — vidíte celkový obrat, nezaplacené faktury i měsíční trend.

7. Nastavte si systém pro sledování plateb

Nejvíce nepříjemná část fakturace? Pozdní platby. Podle statistik platí průměrný český klient fakturu s prodlením 5-7 dní po splatnosti. Někteří neplatí vůbec, dokud jim nepřipomenete.

Jak to řešit:

• Sledujte splatnost každé faktury — mějte přehled, kdo vám dluží a jak dlouho
• Pošlete upomínku ihned po splatnosti — zdvořilou, ale jasnou
• Automatizujte to — ruční kontrola 10+ faktur měsíčně je ztráta času

Volnio automatické upomínky řeší toto za vás — systém sleduje splatnost všech faktur a automaticky posílá připomínky klientům. Nastavíte si tón (přátelský → formální → důrazný) a frekvenci.

Bonus: Nejčastější chyby nových OSVČ

Ze zkušeností víme, čeho se začínající podnikatelé nejčastěji dopouštějí:

1. Nemají systém od začátku — první měsíce fakturují z Excelu nebo Wordu, pak se jim to vymkne z rukou
2. Zapomínají na zálohy — SP a ZP se musí platit každý měsíc, i když nemáte příjem
3. Neúčtují si dost — nezapomeňte, že z fakturované částky platíte odvody i daň. Vaše hodinová sazba musí toto pokrýt
4. Nehlídají si splatnost — klienti neplatí včas a vy nemáte na odvody
5. Nemají rezervu — jeden ztracený klient může znamenat měsíce bez příjmu

Často kladené otázky (FAQ)

Musím jako neplátce DPH vystavovat faktury?

Ano. Každý podnikatel je povinen vystavit doklad o prodeji zboží nebo poskytnutí služby, pokud ho o to odběratel požádá. V praxi je vhodné fakturu vystavovat vždy — usnadní to evidenci příjmů vám i vašim klientům.

Jak dlouho musím faktury archivovat?

Jako neplátce DPH musíte archivovat daňové doklady minimálně 5 let od konce zdaňovacího období (plátci DPH 10 let). Elektronická archivace (PDF) je plně dostačující — nemusíte mít papírové kopie.

Co když klient nezaplatí?

Nejdříve pošlete upomínku (ideálně automatickou). Pokud klient nereaguje ani po druhé upomínce, můžete přistoupit k soudnímu vymáhání nebo postoupit pohledávku inkasní agentuře. Nejlepší prevence je nastavit si automatické upomínky ihned po splatnosti.

Potřebuji razítko na faktuře?

Ne. Razítko na faktuře není v České republice povinné. Stejně tak není povinný podpis na faktuře neplátce DPH. Elektronicky zaslaná PDF faktura je plně platný doklad.

Jakou splatnost mám nastavit?

Standard v Česku je 14 dní. U větších firem nebo korporátů je běžná splatnost 30 dní. Čím kratší splatnost, tím lepší cash flow. Doporučujeme začít na 14 dnech a prodloužit jen tam, kde klient vyžaduje delší lhůtu.

Můžu fakturovat v eurech?

Ano, pokud máte klienta ze zahraničí, můžete fakturovat v eurech nebo jiné měně. Pro daňové přiznání pak přepočtete příjmy na CZK kurzem ČNB ke dni přijetí platby nebo ke dni poskytnutí služby.